Qual a Finalidade Legal do Tratamento?

As Finalidades de tratamento de dados pessoais são determinadas pela execução dos diversos tipos de contratos legais formalizados que se tornam necessários para prosseguir toda a atividade da empresa, entre eles enunciamos:

• a execução dos contratos de prestação de serviços que mantemos com os nossos clientes;

• contratos de trabalho que mantemos com os nossos trabalhadores;

• gestão dos processos internos de clientes e colaboradores;

• gestão contabilística, fiscal e administrativa;

• gestão de contencioso;

• controlo da segurança física e cumprimento de obrigações legais.
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Nos termos do RGPD estamos devidamente legitimados pelos seguintes fundamentos de licitude de tratamento:
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1. Execução de contratos ou diligências pré contratuais – O tratamento é necessário para a celebração, execução e gestão dos contratos no qual o titular dos dados é parte, ou a pedido do próprio titular dos dados.
2. Cumprimento de Obrigação Legal – Para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que a empresa esteja sujeita. Por exemplo comunicação de dados fiscais.
3. Prossecução de um interesse legítimo como por exemplo segurança de pessoas e bens, a melhoria da qualidade de um serviço, para promoção da transparência no âmbito da Responsabilidade Social. A Adentis, S.A. executa um teste de ponderação devidamente registado que permite acautelar a legitimidade do tratamento.
4. Consentimento – Sempre que os fundamentos de licitude acima listados não sejam aplicáveis, a Adentis, S.A. solicita o Consentimento do Titular dos Dados. O consentimento é uma manifestação de vontade, livre, específica, informada e explícita mediante declaração ou ato inequívoco (e escrito) no qual o Titular dos Dados autoriza o Tratamento.
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A remoção/retirada do consentimento pode ser solicitada em qualquer altura, através do envio de um simples pedido para o endereço de e-mail: gdpr@adentis.pt.

Os Dados pessoais por nós recolhidos serão tratados e conservados conforme as finalidades e pelo período mínimo legalmente necessário.

A quem poderemos divulgar os dados?

A Adentis, S.A. poderá no âmbito das suas atividades base, divulgar os dados recolhidos para cumprir as finalidades indicadas na presente política, sendo fornecidos às entidades da rede Adentis, S.A. apenas os dados estritamente necessários à execução do serviço, tendo como fundamento o cumprimento de obrigação legal (por exemplo processamento salarial ou qualquer obrigação fiscal que assim o exija), podendo também na medida do necessário ser comunicados a entidades oficiais sempre que tal seja legalmente exigido e poderão ser tratados por entidades subcontratadas pela empresa (por exemplo auditores internos e externos que nos permitam preservar e melhorar a qualidade do serviço).

Neste sentido, todo o âmbito da presente política se estende aos tratamentos de terceiros e subcontratantes tendo em linha de conta:
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• Conformidade do tratamento com o RGPD, a presente política de privacidade e um tratamento legal, leal e transparente;

• Os dados recolhidos são meramente instrumentais à nossa atividade, destinando-se a prosseguir uma finalidade determinada, específica e legítima, não podendo existir tratamentos posteriores incompatíveis às finalidades determinadas;

• Os dados recolhidos serão os estritamente necessários à finalidade sendo estes adequados, relevantes e necessários às finalidades e recolhas de tratamento tendo em conta o princípio da minimização dos dados;

• Os dados serão mantidos exatos e atualizados por forma a garantir o princípio da exatidão e garantindo a integridade e confidencialidade destes;

• Ainda a respeito da integridade e confidencialidade, não pode haver qualquer tratamento ilegal e não autorizado para prevenir qualquer perda, destruição, ou dano nos dados adotando todas as medidas técnicas e organizativas adequadas;

• A conservação dos dados do Titular dos Dados é uma preocupação para a Adentis, S.A. pela qual, os dados manter-se-ão identificáveis única e exclusivamente pelo período necessário às finalidades pelas quais os dados são tratados.

Como fazemos a conceção de novos produtos

Sempre que é desenvolvido um novo produto é assegurado na própria conceção (como aspeto primário) que o mesmo possui as medidas técnicas e organizativas mais avançadas à disposição da Adentis, S.A. (tendo em conta os riscos decorrentes do tratamento para os direitos e liberdades dos dados, bem como os riscos decorrentes do tratamento para os direitos e liberdades das pessoas singulares tendo consciência da variabilidade da probabilidade e gravidade) não deixando de ter a privacidade como pilar durante todo o processo de tratamento. Desta forma, garante-se a aplicação de todos os Princípios determinados pelo RGPD desde a conceção protegendo os Titulares dos Dados e assegurando os direitos dos titulares dos dados.

Em suma, a Adentis, S.A. compromete-se a implementar e ter a privacidade presente na fase de elaboração do produto e durante todo o tratamento por forma a assegurar a proteção de dados desde a própria conceção do produto (“Privacy by Design”).

Qual o prazo de conservação dos dados

Os dados serão conservados durante: o período necessário para as finalidades a que se destinam e para as quais são tratados no âmbito da nossa atividade; pelo período máximo de 5 anos para seleção de pessoal e recrutamento; pelos períodos exigíveis pelas obrigações legais a que estamos sujeitos.

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OS SEUS DIREITOS

‍Direitos do titular dos dados

O Titular dos dados pessoais dispõe dos seguintes direitos, que poderá exercer de forma fácil e gratuita, através do seguinte e-mail: gdpr@adentis.pt

Apenas em caso de pedidos manifestamente infundados ou excessivos poderá ser cobrada uma taxa para o exercício destes direitos (nos termos do artigo 15º, nº3 do RGPD).
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Direito de acesso

O titular dos dados tem o direito de questionar se os dados são, ou não, objeto de tratamento e, se o forem, o direito de aceder aos seus dados pessoais e a que lhe sejam prestadas as seguintes informações:

• Finalidade do tratamento;

• Categorias dos dados a tratar;

• Destinatários a quem os dados serão divulgados;

• Prazos previstos de conservação ou, se não for possível, os critérios usados para fixar esse prazo;

• Existência do direito de solicitar a retificação, o apagamento, a limitação do tratamento ou a oposição ao tratamento;

• Medidas de segurança e destino afetos à transferência de dados para países terceiros;

• Direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo.

O titular dos dados usufrui ainda do direito de obter uma cópia dos dados pessoais que são objeto de tratamento.
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Direito de retificação

O titular dos dados tem o direito de solicitar e obter a retificação dos dados inexatos e solicitar que os dados pessoais incompletos sejam completados sem demora injustificada.
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Direito ao apagamento/a ser esquecido

O titular dos dados possui o direito de pedir o apagamento dos seus dados pessoais, sem demora injustificada, sempre que os mesmos já não sejam precisos para a finalidade que motivou a sua recolha ou tratamento. Pode ainda decidir retirar o consentimento do tratamento dos seus dados pessoais sempre que quiser usufruir do direito de oposição ao mesmo.

Existem algumas exceções a este direito, tais como, se os mesmos forem contra o exercício da liberdade de expressão e informação, se forem necessários para o cumprimento de obrigações legais, se forem necessários por questões de interesse público ou saúde pública, se forem necessários por questões de arquivo de interesse público, investigação científica, histórica, para fins estatísticos ou exercício ou defesa de direito em processo judicial. Nestes casos, o titular dos dados deverá ser informado do motivo pelo qual não é possível responder à sua solicitação.
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Direito à limitação do tratamento

O titular dos dados possui o direito de limitar/restringir o tratamento dos seus dados pessoais sempre que ocorrer uma das seguintes situações:

• Se os dados forem inexatos e os mesmos forem contestados durante o período que seja possível verificar a sua exatidão;

• Se o tratamento for ilícito, mas o titular dos dados se opuser ao fim do tratamento e pretender apenas a limitação da sua utilização;

• Se o responsável pelo tratamento já não precisar dos dados para tratamento, mas esses dados sejam requeridos pelo titular para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial;

• Se a qualquer momento se tiver oposto ao respetivo tratamento e o mesmo não tenha cessado (i) por razões imperiosas e legítimas apresentadas ao responsável pelo tratamento ou (ii) para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial.
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Nas situações acima numeradas, poderá ser solicitada a suspensão do tratamento ou a limitação do âmbito do tratamento a certas categorias de dados (p.e. apenas fornecimento de nome completo e morada) ou mesmo a finalidades de tratamento concretas.

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Direto à notificação

Sempre que seja solicitada a retificação, apagamento ou limitação de tratamento de dados por parte do respetivo titular, o responsável pelo tratamento comunica-lhe que procedeu em conformidade com o solicitado salvo se tal comunicação se revelar impossível ou implicar um esforço desproporcionado. Se o titular dos dados o solicitar, o responsável pelo tratamento fornece-lhe informações sobre os referidos destinatários.

Direito à portabilidade dos dados

O titular dos dados tem o direito de receber os dados pessoais que lhe digam respeito num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática sem que a Adentis S.A. possa se opor nos termos do artigo 20 nº1 do RGPD:

• se o tratamento se basear num contrato;

• o titular dos dados tenha dado o consentimento;

• o tratamento for realizado por meios automatizados.

‍Como posso exercer os meus direitos?

Para o exercício de qualquer um destes direitos ou para quaisquer questões relativamente ao tratamento dos seus dados pessoais, o titular dos mesmos deve endereçar um pedido ao responsável da entidade, através do endereço de e-mail gdpr@adentis.pt.

Apesar destes direitos serem explicados ao titular aquando da recolha dos respetivos dados pessoais, no caso de existirem dúvidas o mesmo poderá contactar o responsável através do e-mail gdpr@adentis.pt.
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OS SEUS DIREITOS

Como Protegemos os seus dados?

A Adentis, S.A. tem vindo a trabalhar no sentido de manter e preservar os dados pessoais com um nível de segurança elevado. Em obediência ao princípio da segurança, sigilo e privacidade garantimos o tratamento dos seus dados apenas pelas pessoas autorizadas, apenas acedendo e tratando os seus dados quem tiver legitimidade para tal fazendo-o sempre de forma absolutamente confidencial. Adotou-se o princípio do “need-to-know”, onde os colaboradores apenas podem ter acesso aos dados pessoais se for estritamente necessário para o desempenho das suas funções. O tratamento fora deste âmbito é considerado proibido e sujeito a sanções disciplinares, de acordo com as nossas políticas e procedimentos internos de segurança e confidencialidade, os quais são atualizados periodicamente de acordo com as necessidades.

Em função da natureza, do âmbito, do contexto e das finalidades do tratamento dos dados, bem como dos riscos decorrentes do tratamento para os direitos e liberdades do titular dos dados aplicamos, tanto no momento de definição dos meios de tratamento como no momento do próprio tratamento, as medidas técnicas e organizativas necessárias e adequadas à proteção dos dados.

Os colaboradores não têm permissão de utilizar dados pessoais para fins particulares ou económicos, transmiti-los a terceiros não autorizados e/ou permitir o acesso de uma outra forma.

A Adentis, S.A. compromete-se ainda a assegurar que, por defeito, só serão tratados os dados relevantes, necessários e adequados para cada finalidade específica do tratamento e que tais dados não sejam disponibilizados sem intervenção humana a um número indeterminado de pessoas.

Não obstante não esteja previsto, caso seja realizada a transferência de dados pessoais para países fora da União Europeia observam-se as disposições legais aplicáveis, nomeadamente quanto à determinação da adequabilidade de tal país no que respeita à proteção de dados e aos requisitos aplicáveis a tais transferências.

Foram ainda definidas medidas de segurança que abrangem desde boas práticas, até à prevenção de ameaças externas. Estas encontram-se descritas na política de segurança. Caso pretenda ter acesso à mesma pode solicitar o seu envio através do e-mail gdpr@adentis.pt.

Departamento de Projetos Globais (DPG)

A Adentis, S.A, auxiliada pelo DPG é responsável por:

• Atuar como responsável pelo tratamento a respeito de todos os deveres e obrigações previstas no RGPD;

• Acompanhar e controlar a conformidade dos processos com o RGPD e com as políticas implementadas de forma adequada e em tempo útil;

• Garantir que dispõe de todos os recursos necessários para o desempenho das suas funções;

• Atuar como ponto de contacto para pedidos de titulares de dados relativamente ao tratamento dos seus dados pessoais e ao exercício dos seus direitos;

• Proceder à avaliação de impacto sobre a proteção de dados caso um certo tipo de tratamento assim o exija.

Nas situações acima numeradas, poderá ser solicitada a suspensão do tratamento ou a limitação do âmbito do tratamento a certas categorias de dados (p.e. apenas fornecimento de nome completo e morada) ou mesmo a finalidades de tratamento concretas.

Como Protegemos os seus dados?

É considerada uma violação de dados pessoais qualquer ato que coloque em causa a segurança destes, de modo acidental ou ilícito, e que provoque a destruição, a perda, a alteração, a divulgação ou o acesso não autorizado a dados pessoais transmitidos, conservados ou sujeitos a qualquer outro tipo de tratamento.

Reiteramos que a Adentis, S.A. tem vindo a trabalhar no sentido de manter e preservar os dados pessoais com um nível de segurança elevado tendo pessoal técnico unicamente com essa missão na empresa. Contudo, poderão sempre ocorrer pequenos desvios ao previsto. Caso algum dos nossos candidatos, colaboradores, clientes, subcontratados, ou mesmo terceiros detetar ou desconfiar de uma possível violação de dados, deverá enviar imediatamente um e-mail para gdpr@adentis.pt , a indicar o ocorrido, bem como identificar os dados que poderão estar em causa. Deste modo, o departamento responsável poderá atuar rápida e adequadamente de acordo com as normas estabelecidas no RGPD.

Em caso de violação de dados e na medida em que tal violação seja suscetível de implicar um elevado risco para os direitos e liberdades dos clientes, trabalhadores e outros colaboradores e/ou parceiros, a Adentis, S.A comprometesse a comunicar tal violação à Comissão Nacional de Proteção de Dados, no prazo de 72 horas a contar do conhecimento do incidente e aos titulares de dados pessoais sempre que tal violação seja suscetível de implicar um risco elevado para os seus direitos.

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OS SEUS DIREITOS

‍O que são cookies?

Cookies são pequenos ficheiros de texto, que são guardados no seu computador ou no seu dispositivo móvel, através do seu navegador de internet (browser). Mediante a navegação que é feita, registam as suas preferências e permitem ao website identificar o seu dispositivo na próxima vez que aceder.

A qualquer momento, pode decidir ser notificado sobre a receção de cookies, consultar ou alterar o tipo de cookies, bem como bloquear a entrada dos mesmos no seu sistema, através das definições do seu navegador de internet (browser).

Porque é que são utilizados?

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