Allan Ferreira, Business Intelligence Specialist na Adentis explica-nos quais as formas de cultivar uma boa comunicação no desenvolvimento de projetos de tecnologia. Um artigo publicado primeiramente na SAPO TeK. Até a equipa mais talentosa e habilidosa de desenvolvimento de Tecnologia pode expor-se a falhas se não cultivar a prática da boa comunicação. Seja em projetos com o planeamento mais rígido e estruturado, seja noutros com características flexíveis e ágeis, a comunicação figura entre os principais eixos determinantes de sucesso (ou insucesso) para a realização dos objetivos estabelecidos. Além da própria temática da comunicação que é fator crítico a ser considerado, seja por gestores de projeto, seja por especialistas das metodologias ágeis, os demais tópicos que encabeçam listas de dificuldades e desafios em projetos passam necessariamente pelo domínio da comunicação.

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‍A comunicação sempre esteve em foco

‍Tomemos como exemplo a definição de um propósito de um projeto, ou a determinação dos produtos a serem entregues para um cliente. A busca por uma melhor preparação da equipa para assumir as atividades de projeto poderá variar de acordo com o perfil da liderança (ou lideranças) do grupo, bem como pelo perfil de seus membros. Embora a ativação da equipa, a apresentação e discussão adequadas do briefing de projeto sejam aspetos presentes nos mais diversos manuais de boas práticas, na vida real, preconceitos acabam por fazer com que etapas sejam suprimidas e omissões ocorram. A suposição de que certos tópicos são tidos como óbvios ou suficientemente assimilados pela equipa sem que haja aí a adequada aferição pode resultar em falhas críticas que vão desde a desconsideração de requisitos básicos para o desenvolvimento da tarefa até o completo desacordo por parte do cliente em relação ao resultado final esperado. Cada um destes pode ser aprimorado ao visar uma adequada atenção às atividades de comunicação de projeto.

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‍O risco das suposições e das “evidências”

‍Além do tradicional estímulo à assertividade e à coragem para que os membros da equipa de projeto manifestem suas dúvidas, preocupações, expectativas, falhas e entregas é tarefa crucial das lideranças garantir que estes estímulos sejam convertidos em ação pelo grupo. Para além de conhecer de coração os conceitos e técnicas para garantir a melhor comunicação entre os membros da equipa é necessário que tais princípios sejam convertidos em prática diária. Para que isso ocorra é fundamental a ativação de uma sensibilidade entre todos e a efetiva condução de dinâmicas que tenham como objetivo trazer ao conhecimento das pessoas os factos pertinentes – e é novamente aqui que o julgamento da liderança de projeto se arrisca ao erro se não dispuser da melhor informação possível sobre os factos do projeto, sobre as expectativas, dificuldades, disposições e disponibilidades dos profissionais envolvidos.

‍É nos detalhes que reside o perigo

‍Mesmo quando o fluxo de comunicação funciona bem, quando os factos são bem tratados e discutidos pela equipa, quando os membros do grupo externalizam seus pontos de vista, preocupações e soluções para os problemas e quando tudo parece fluir para o melhor fim possível, por vezes, a sabotagem involuntária da dimensão comunicacional reside nos detalhes mais prosaicos. É o caso de quando confiamos demasiado na própria memória. Ideias brilhantes, orientações precisas e procedimentos certeiros podem perder-se ou ser relegados ao esquecimento pelo simples facto de não terem sido adequadamente anotados durante a reunião. Novamente, o excesso de confiança ou a postura de assumir como óbvia ou como garantida a informação recebida pode levar às mais graves dificuldades e consequências - por exemplo, quando todo um conceito ou metodologia cuidadosamente aprendida durante a licenciatura ou numa disciplina de pós-graduação e que teria efetividade no projeto deixa de avançar porque uma anotação sobre isto não foi feita adequadamente. É um exemplo de como grandes ideias e conceitos acabam por afunilar-se para a ponta de uma caneta ou para uma linha de texto do nosso portátil.

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‍Enquanto houver dúvidas… perguntas!

Os manuais, as diversas metodologias, os guias de boas práticas, as regras e guiões de procedimentos das nossas empresas e organizações visam sempre proporcionar o melhor conjunto de informações para desempenharmos nossas atividades. Estes repositórios são de extrema importância e são capitais intelectuais destas instituições que estão disponíveis para que os projetos tomem o melhor curso possível, mas precisarão sempre ser mediados por pessoas, por nós. Indivíduos que partilham a atenção quotidiana entre diferentes dimensões da vida social como trabalho, família, estudos e tudo aquilo o mais que nos é importante. Até o profissional mais talentoso e habilidoso pode expor um projeto a falhas, e eventualmente isso irá acontecer. Mas, se mantivermos uma postura de humildade com nós mesmos, por exemplo, quando nos damos a oportunidade de perguntar uma vez mais quando permanece a dúvida, ou quando tomamos nota de algo que parece óbvio ou conhecido demais para não depender somente da memória, estaremos um pouco mais resguardados por práticas tão efetivas quanto triviais e que nunca saem de moda..